プロセス編｜日本テレワーク協会

オフィスの見直しは重要ポイント

テレワークの進化にも効果的らしいよ！

コロナ禍３年間でも多くの企業がオフィスの見直しや移転、それらの検討を実施しており、今後検討する企業が増加していく可能性がある、との調査結果やレポートを目にすることもあると思います。

オフィス回帰で面積を拡大したいとする企業もあれば、テレワークを活用することで縮小する、あるいは地方に移転する企業もあります。

検討にあたって共通して重視していることとして「コミュニケーションを活性化する」「生産性を向上させる」といった声が聞かれます。

このセクションでは

というテーマで課題、対策、事例、ソリューションを解説します。

アウトプットのクオリティを高めるオフィスに向けて

ABW(Activity Based Working) と呼ばれる仕事の内容に合わせて場所を選ぶ働き方を選択する企業が増えており、約３割のオフィスが該当するとの情報も目にします。

ABWの広義な場所としては、自宅やシェアオフィスなどのサードワークプレイスも含まれます。

オフィスが事務作業中心の場所から、チームビルディングやコラボレーションを推進し、イノベーションを生む場にしていくための見直しは続くと思われます。

そのため自社内に生産性、創造性を高めるための空間を確保する上で、シェアオフィスなど外部のサービスオフィスを併用する企業も増えています。

オフィス費用が固定費とならずオンデマンドで増減できることに加え、移動時のすき間時間での利用やセキュアで集中できる環境を活かして、社員の業務効率を上げる効果も期待できます。

テレワークの生産性を向上させるにはまずオフィスの整理整頓から（事例）

リーマンショックからの減収減益で、赤字危機に陥った東洋通信工業様が取り組んだことはオフィスの美化運動でした。

まず紙をなくし、キャビネットやコピー機をなくす。その上でミーティングスペースを増やした上で、全体のオフィス面積を減らしました。

明るくきれいになったオフィスで社員のモチベーションはあがり、営業成績があがり、離職率が減りました。

ペーパーレス化が先行して進んだおかげもあって、従業員約１５０名の中小企業において、テレワークでも生産性は落ちませんでした。今はテレワークでもっと生産性を上げよう！と挑戦されています。

社員１０人程度の小企業は大きな会社の真似をしても成果なし

IT企業等情報通信に長けた会社でない限り、専門の人材が置けない小企業においてITやテレワークの推進するには小企業なりのプロセスを踏む必要がります。

各社員が個々にどのような業務をやっているか、さらに業務間のつながりを把握し、課題を抽出することからスタートします。

IT化、テレワークの推進はお金がかからない、効果が高い、専門知識がなくてもできる領域を選定し、社員参加でやってみて、効果を体感してもらい、モチベーションを上げながら進めることが必要です。

テレワーク始めるにはとりあえず書類を電子化しよう！が非効率を生んだ

ファイルサーバからファイルを検索するのに時間がかかる、最新版がどれかわからない、原本がどれかわからない、どこの企業でも程度の差はあれ抱える課題です。

テレワークのために、書類の電子化を一気に進めた企業も多いと思いますが、結果上記の課題が深刻化した事例も多くあります。

そして「やっぱりテレワークは効率が悪い」という評価にもつながってきていると思われます。

ファイル、フォルダの整理、運用ルールを整備することで、テレワークも含めて格段に業務効率はあがります。

ペーパーレス化の進め方が分からない

業務プロセスの中に紙ベースの作業、出社前提の作業（承認・決裁、請求書発行、FAXの利用等）があるかぎり、テレワークによる業務効率化はできませんので、ペーパーレス化、電子化する必要があります。

ただしキャビネットの中の書類をひたすらスキャンしてサーバーに入れていくことで、キャビネットの中なら何処に何の書類があるのか探せていたものが、サーバーからは全然探し出せないという悲劇に陥っている企業は多くあります。

紙のファイリングルールがあるようにペーパーレス化にもルールがあります。

しかしすでに膨大な紙ベースの情報を抱える企業にとっては、ルールだけ示されても、効率的に取り組めない悩みが残りますので専門家のサポートも検討されてはいかがでしょうか。

テレワークは事業継続の手段に加えて、多様な働き方を実現する手段として見直すタイミング

コロナの5類への移行で感染症対策上やらざるを得なかったテレワークから、本来の柔軟で多様に働ける社会を実現するための手段としてテレワークを捉えなおす、今がそのタイミングだと思います。

企業にとっては生産性向上や事業変革のために、働き手にとっては生活のゆとりやキャリア形成のために、上手くテレワークを使いこなしてもらいたいと思います。

テレワークが機能する基本として、勤務制度、労務管理がきちんと整備される必要があります。

また今後、ワーケーション、コアなしフレックス、週休３日制、通勤制度の廃止など更なる多様化をお考えの企業においては、先行事例からメリット・デメリットを理解したうえで対処すべきです。

今のテレワークはコロナ蔓延の副次効果で導入が進んだために、５類移行でテレワーク離れが進む！？

新型コロナウイルス感染症の5類移行にともない、オフィスに原則出社するコロナ前の働き方に戻す企業も増えているとのニュースが見受けられます。一方でコロナを契機にしてDXが進んできた企業、働きやすさを高めることで社員のエンゲージメント向上を実現したい企業等は、変わらずテレワークを継続しています。

コミュニケーション、コラボレーションの活性化によるイノベーションの創造を目標とする上で、多様な人材やアイディアが距離や時間を超えてつながれるような、働きやすい環境を限界無く追及することは必須です。

その環境はオフィス内でもあり、オフィス外でもあり、いわばボーダーレスかと思われます。

オフィスワークとテレワークをミックスしたハイブリッドワークと呼ばれる働き方も狭義のボーダーレスとして、企業が実現すべき働きやすい環境のマイルストーンとして意識して整備を進めるべきです。

組織規模や多様な業務要件に合ったテレワークと働き方改革の導入

テレワークのニーズや適用方法は組織の規模や、業種、業態によって様々ですので、他社の取り組みを参考にしても、必ずしも自社にフィットするとは言えません。

また現場業務に適用する場合、建設業、介護業、小売販売業など業種によっても業務効率化のコツは異なります。

多様なテレワーク要件に対応するには、多様な経験を持った専門家に相談することも有効です。

ファイルサーバー整備による生産性向上
（東京レコードマネジメント：TRM）

TRMによるオンプレファイルサーバの整備で検索時間を約50％削減

電力会社のお客様においてはTRMのサポート前はファイルサーバから1ファイル探すのに230秒かかっていたものが120秒となり、48％削減することができました。

コロナでテレワークするにあたって、紙の電子化や電子データを中心とした業務運用にシフトした会社は多いですが、ファイル探しに時間がかかる、最新ファイルや原本のありかが分からないことでテレワークの効率を大きく低下させた会社も多いです。

現状のシステム運用上クラウドへの移行が難しく、かえって非効率となる会社も多いです。

TRMのファイルサーバ整備により、テレワークや電子データ中心の業務を効率化できます。

データのクラウドへの移行にもファイルサーバの整備は必須です。

東京レコードマネジメント株式会社小林様

紙の発生状況を可視化することで、効率よく紙を電子化、業務をデジタル化
（富士フイルムビジネスイノベーションジャパン：FBJ）

紙が発生する源の複合機の利用状況から、組織ごとにコピー、プリント、FAXでどれだけ紙を生み出しているか、スキャンでどれだけ電子化しているかFBJならではの経験とノウハウで把握を支援します。

組織ごとにペーパーレス化の対応を支援する一方で、申請・承認や情報共有など業務のデジタル化による生産性向上を提案し、テレワークの促進など働き方改革を支援します。

富士フイルムビジネスイノベーションジャパン株式会社山田様

オフィスワークとテレワーク両方の生産性向上
（コニカミノルタジャパン）

自社で成果が上がった働き方改革のノウハウがお客様への提供価値

2013年から取り組んできた働き方改革。その失敗を乗り越え成功にたどり着いた歴史がコニカミノルタジャパンのノウハウであり、お客様の働き方改革を成功に導く秘訣です。

2017年にテレワークの全社運用を開始し、2021年の本社オフィスのリニューアル後も、どうしたら生産性が上がるのか、従業員の満足度が上がるのかを常に考え、什器の入れ替え等のオフィス空間の見直し、コミュニケーションや情報共有の課題を解決するための仕組み作り、セキュアで快適なITインフラ構築等、ハイブリッドワーク環境下での機能整備やルール作りといった改善に取り組んできたノウハウが提供価値です。

全従業員を対象としてテレワークが推進され定着した結果、以下の成果が出ています。

・通勤交通費：49%削減（定期券廃止による効果）※2020年実施前後比較

・オフィス賃料：13%削減（出社率40%減によるオフィススペース最適化効果）※2021年実施前後比較

・全社員の申請業務：年間12,000時間削減（電子ワークフローシステムの刷新と業務フローの見直しによる効果）

生産性の低下が懸念される傾向が強いテレワークにおいて、コニカミノルタジャパンでは80％以上の社員が生産性を維持、向上させているというアンケート結果が出ています。

コニカミノルタジャパンの自社実践に基づくソリューションだからこそ、オフィスワークでもテレワークでも従業員の働きやすさを実現し生産性を向上できる環境を実現することができます。

コニカミノルタジャパン株式会社豊田様・塚田様

サードワークプレイスの活用でさらに効率よく働く
（野村不動産）

シェアオフィスサービスH1Tを活用することで、出先でのすき間時間の有効活用や、不要な出社・帰社の削減が可能となります。また自宅やカフェでは得がたい、セキュアで集中できる環境が提供されているため業務効率が向上します。

日本テレワーク協会がセキュアIoTプラットフォーム協議会と共同で、総務省、厚生労働省、経済産業省のオブザーバー参加により著した、日本で唯一のテレワーク施設向けガイドライン「安心安全テレワーク施設ガイドライン」に準拠した拠点も有するH1Tであれば、企業の管理部門は信頼して従業員のテレワークの場に選定可能です。